Il SIAS della Sezione di Archivio di Stato di Urbino dà accesso alle descrizioni dei complessi archivistici che costituiscono il patrimonio documentario conservato dall’Istituto nonché alle informazioni relative al contesto storico in cui la documentazione è stata prodotta, conservata e utilizzata.

Esso è parte integrante del SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, sviluppato dalla Direzione Generale Archivi e dall’Istituto Centrale per gli Archivi nel quale è descritto il patrimonio archivistico pubblico e privato conservato negli Archivi di Stato italiani.

L'architettura del sistema prevede la descrizione separata, ma correlata, degli istituti di conservazione, dei complessi archivistici, dei loro soggetti produttori e di altre entità appartenenti ai contesti storici in cui questi ultimi hanno operato (contesti storico-istituzionali, profili istituzionali ed ambiti territoriali). Le descrizioni dei complessi archivistici (complesso di fondo, fondo, serie, sottoserie) sono corredate da schede relative alla bibliografia, alle fonti, a tipologie documentarie, nonché agli strumenti di ricerca (inventari, guide, elenchi, ecc.), che danno diretto accesso a quelli pubblicati online, quando esistenti.

Nel 2016 sono state importate nella presente versione del SIAS le descrizioni che erano nella precedente e che erano state compilate fino a quella data. Esse sono state opportunamente riviste, aggiornate ed ampliate con i dati desunti dagli strumenti di ricerca esistenti, dalla bibliografia specifica, dall'archivio dell'Archivio di Stato, nonché dalla documentazione stessa.

Via via che questa attività viene completata le descrizioni sono messe a disposizione del pubblico.

La Sezione di Archivio di Stato di Urbino conserva un patrimonio documentario fondamentale per lo studio del territorio, che fornisce tasselli importanti per la ricerca, unitamente ad altra documentazione urbinate conservata presso altri istituti (tra cui l'Archivio di Stato di Firenze, l'Archivio di Stato di Pesaro, la Biblioteca centrale umanistica dell'Università di Urbino).

A partire dal periodo di antico regime sono conservati i documenti della Cancelleria ducale, del Luogotenente di Urbino, del Monte di pietà. Seguono i fondi del Tribunale di prima istanza di Urbino, l'Archivio notarile, i fondi di alcune preture ed altri uffici statali, il catasto pre e postunitario e gli archivi delle istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza, all'interno dei quali è stato ritrovato l'archivio personale del botanico Vincenzo Ottaviani.

Prezioso è il materiale documentario del Comune di Urbino, per il periodo che va dal 1799 al 1981, depositato in Istituto nel 2011. Si segnalano, inoltre, i fondi dell'Asilo Lorenzo Valerio e del Gruppo universitario fascista. Tra le raccolte si menzionano quelle dei frammenti di pergamene e quella relativa ai bandi, editti e notificazioni.

Affianca il patrimonio archivistico una ricca biblioteca che conta oltre tremila titoli di volumi di storia e istituzioni locali e di interesse nazionale.