Il SIAS dell’Archivio di Stato di Palermo dà accesso alle descrizioni dei complessi archivistici che costituiscono il patrimonio documentario conservato dall’Istituto nonché alle informazioni relative al contesto storico in cui la documentazione è stata prodotta, conservata e utilizzata.

Esso è parte integrante del SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, sviluppato dalla Direzione Generale Archivi e dall’Istituto Centrale per gli Archivi nel quale è descritto il patrimonio archivistico pubblico e privato conservato negli Archivi di Stato italiani.

L'architettura del sistema prevede la descrizione separata, ma correlata, degli istituti di conservazione, dei complessi archivistici, dei loro soggetti produttori e di altre entità appartenenti ai contesti storici in cui questi ultimi hanno operato (contesti storico-istituzionali, profili istituzionali ed ambiti territoriali). Le descrizioni dei complessi archivistici (complesso di fondo, fondo, serie, sottoserie) sono corredate da schede relative alla bibliografia, alle fonti, a tipologie documentarie, nonché agli strumenti di ricerca (inventari, guide, elenchi, ecc.), che danno diretto accesso a quelli pubblicati online, quando esistenti.

Nel 2016 sono state importate nella presente versione del SIAS le descrizioni che erano nella precedente e che erano state compilate fino a quella data. Esse sono state opportunamente riviste, aggiornate ed ampliate con i dati desunti dagli strumenti di ricerca esistenti, dalla bibliografia specifica, dall'archivio dell'Archivio di Stato, nonché dalla documentazione stessa.

Via via che questa attività viene completata le descrizioni sono messe a disposizione del pubblico.

L’Archivio di Stato di Palermo, come altri archivi di città che furono capitali di Stati preunitari, conserva la documentazione superstite degli uffici centrali, prima del Regno di Sicilia sotto le dominazioni dei Normanni, Svevi, Angioini, Aragonesi, poi dal 1412 del viceregno e infine dal 1816 della luogotenenza del Regno di Napoli. Altra parte cospicua della documentazione conservata è rappresentata dagli atti dei notai del distretto di Palermo e provincia, dalle carte degli archivi privati di famiglie e di persone, dagli archivi delle corporazioni religiose soppresse, incamerati dallo Stato.

Una caratteristica dell’Archivio di Stato palermitano è la presenza dell’elemento pubblico nella documentazione, anche in fondi prodotti da privati, enti o persone. Così per quanto riguarda gli archivi di famiglia, la parte relativa all’amministrazione dei beni di origine feudale è prevalente a quella relativa ai beni allodiali. In molti archivi privati si trovano inoltre scritture riferentisi ad attività propriamente pubbliche svolte dai componenti delle diverse famiglie o nelle vesti di titolari delle cariche pubbliche rivestite.

L’Istituto conserva inoltre un fondo diplomatico con oltre 6.000 pergamene, alcune delle quali capaci di esemplificare il multiculturalismo - anche linguistico - nel quale era immersa la Sicilia dei secoli XII e XIII, dove si intrecciavano e convivevano usi, costumi, tradizioni, sistemi giuridici provenienti dal mondo latino, bizantino, greco, arabo ed ebraico. Tra queste, si annoverano le platee, note anche come “giaride”, una specifica tipologia diplomatica locale: carte pubbliche contenenti descrizioni territoriali in unione agli elenchi nominativi dei servi e dei villani di una data terra o casale appartenenti al demanio regio o concessi a chiese, monasteri, vescovati e feudatari.

È di recente istituzione, infine, l’Ufficio iconografico, sezione che accoglie la documentazione di natura carto-iconografica - mappe topografiche, disegni di architettura, elaborati progettuali, stemmi ed emblemi - proveniente dai diversi complessi documentari dell’Istituto.

Attualmente l’Archivio di Stato di Palermo conserva circa 70 km di documentazione.