Il SIAS dell’Archivio di Stato di Forlì-Cesena dà accesso alle descrizioni dei complessi archivistici che costituiscono il patrimonio documentario conservato dall’Istituto nonché alle informazioni relative al contesto storico in cui la documentazione è stata prodotta, conservata e utilizzata.
Esso è parte integrante del SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, sviluppato dalla Direzione Generale Archivi e dall’Istituto Centrale per gli Archivi nel quale è descritto il patrimonio archivistico pubblico e privato conservato negli Archivi di Stato italiani.
L'architettura del sistema prevede la descrizione separata, ma correlata, degli istituti di conservazione, dei complessi archivistici, dei loro soggetti produttori e di altre entità appartenenti ai contesti storici in cui questi ultimi hanno operato (contesti storico-istituzionali, profili istituzionali ed ambiti territoriali). Le descrizioni dei complessi archivistici (complesso di fondo, fondo, serie, sottoserie) sono corredate da schede relative alla bibliografia, alle fonti, a tipologie documentarie, nonché agli strumenti di ricerca (inventari, guide, elenchi, ecc.), che danno diretto accesso a quelli pubblicati online, quando esistenti.
Nel 2016 sono state importate nella presente versione del SIAS le descrizioni che erano nella precedente e che erano state compilate fino a quella data. Esse sono state opportunamente riviste, aggiornate ed ampliate con i dati desunti dagli strumenti di ricerca esistenti, dalla bibliografia specifica, dall'archivio dell'Archivio di Stato, nonché dalla documentazione stessa.
Via via che questa attività viene completata le descrizioni sono messe a disposizione del pubblico.
Il patrimonio documentario dell’Archivio di Stato di Forlì-Cesena costituisce la fonte primaria per cinque secoli di storia della città di Forlì e per la storia del territorio della sua Provincia fin dal 1798 quando cioè Forlì fu scelta come capoluogo del Dipartimento del Rubicone secondo i nuovi confini.
Il nucleo fondante del patrimonio è costituito dai complessi archivistici del(la Prefettura del) Dipartimento del Rubicone (1798-1815), della Legazione apostolica di Forlì (1815-1859) e della Prefettura (regia, poi repubblicana) di Forlì (1859-1960), a cui è da affiancare senz’altro (in deposito, ma strettamente integrato) il Comune di Forlì (preunitario e postunitario) (solo dal 1491; è andata perduta tutta la documentazione del libero comune, della signoria degli Ordelaffi e in genere tutta la documentazione anteriore al passaggio sotto il dominio diretto della Santa Sede ad eccezione di una pergamena del 1258, recante modifiche statutarie, e del cosiddetto Libro “Madonna” (1 gennaio 1491-17 febbraio 1504), che si riferisce alle signorie di Caterina Sforza (1488-1499) e di Cesare Borgia (1499-1503) e alla breve restaurazione degli Ordelaffi (1503-1504) e la Provincia di Forlì (dal 1831 pontificia, poi regia e repubblicana).
Dalla scelta di Forlì capoluogo discende l’istituzione in Forlì di tutti i relativi uffici statali quali in primo luogo, quelli giudiziari: quindi, gli Atti giudiziari (1797-1815) di Pretura di Forlì e Tribunale di appello del Rubicone, sezione criminale (la sezione civile è presso l’Archivio di Stato di Ravenna), poi Giudicatura di pace di Forlì e Corte di giustizia civile e criminale del Rubicone, il Tribunale civile di prima istanza e Tribunale criminale, poi Tribunale civile e criminale (1816-1859) il Tribunale di Forlì (1860-1936) comprensivo delle seconde copie di competenza degli Atti di Stato civile dei Comuni della Provincia di Forlì (ora digitalizzati in Portale Antenati), la Corte di assise di Forlì (1860-1902); in secondo luogo, quelli catastali: Catasti del Forlivese (1553-1880), Catasto gregoriano (1835-1922), Cessato catasto urbano (1862-1961) per Rimini il Catasto Calindri (contado) (1668-1886) l’Ufficio del bollo e registro di Rimini (1815-1860) e l’Ufficio del registro di Rimini (1861-1942); in terzo luogo quelli militari ovvero Ufficio di leva di Forlì (1841-1916) e Distretti militari di Forlì e Ravenna (1859-1900) e in quarto luogo il Genio civile di Forlì (1803-1972).
Un secondo nucleo di fondi statali è costituito dal grande patrimonio documentario delle Corporazioni religiose soppresse (1115-1865) che comprendono fra le tante altre il Monastero di San Mercuriale, nel cui fondo è compreso il cosiddetto Libro “Biscia” che conserva atti dall’893 (in copia del sec. XIV), dalla Congregazione di carità (1770-1931) e dagli Atti notarili dei notai dei distretti riuniti di Forlì, Cesena e Rimini dal 1342 in poi.
L’Archivio di Stato di Forlì-Cesena conserva altresì (oltre agli archivi dei Comuni di Montescudo e Portico-San Benedetto) alcuni fondi di famiglia e di persona fondamentali per la storia di Forlì fra cui l'archivio Dall'Aste Brandolini (secc. XII-XIX) e l'archivio del senatore Alessandro Schiavi (1890-1965), l’archivio Alessandro Fortis, parte dell’archivio dei Merenda (in donazione) e soprattutto i due fondi familiari Paulucci de’ Calboli e Paulucci de’ Calboli-Ginnasi, di proprietà del Comune di Forlì, di rilevanza nazionale e internazionale il primo che comprende anche gli album fotografici e della famiglia e le carte della famiglia Tornielli Brusati.
Conserva, infine, anche documentazione della Romagna toscana, ovvero i tredici comuni in Provincia di Firenze fino al 1923 e aggregati, poi, per r.d. 544 del 04 marzo 1923 a quella di Forlì. Si segnalano: il Tribunale collegiale di prima istanza di Rocca San Casciano (1837-1859) e il Tribunale di Rocca San Casciano (1860-1923), il Capitano poi Vicario di Bagno di Romagna (1531-1883), ma soprattutto i Catasti della Romagna toscana (1453-1941) e il Catasto della Romagna toscana del 1834 (1834-1952).